مدیریت تکنولوژی

پاسخ به پرسش های آخر فصل ۱۰ 

1- چرا یک سیستم اطلاعات را می توان به عنوان یک تغییر سازمانی برنامه ریزی شده در نظر گرفت؟

چیز مهمی که باید درباره ساختن یک سیستم های اطلاعات جدید دانست این است که این فرآیند نوعی تغییر سازمانی برنامه ریزی شده است سازندگان سیستم باید درک کنند یک سیستم بر سازمان به عنووان یک مجموعه تاثیر خواهد گذاشت و به ویژه بر کشمکش سازمانی و تغییراتی که در کانون تصمیم گیری پیش می آید تمرکز کنند. سازندگان همچنین باید در نظر داشته باشند که ماهیت گروههای کاری تحت سیستم جدید چگونه تغییر خواهد کرد، سیستم ها می توانند موفقیت های فنی به شمار آیند اما به دلیل شکست در فرآیند اجتماعی و سیاسی ساخت سیستم شکست های سازمانی محسوب می شوند. تحلیل گران و طراحان سیستم مسوول حصول اطمینان از مشارکت اعضای کلیدی سازمان در فرآیند طراحی هستند و اجازه دارند بر شکل نهایی سیستم تاثیر بگذارند.

2- گروههای اصلی یک طرح سیستم های اطلاعات کدامند؟

· هدف طرح

· طرح راهبردی کسب و کار

· سیستم های کنونی

· پیشرفت های تازه

· راهبرد مدیریتی

· طرح پیاده سازی

· نیازمندی های بودجه ای
 

3- چگونه می توان از تحلیل بنگاه و عوامل کلیدی موفقیت برای تعیین نیازهای کل سازمان به سیستم های اطلاعات استفاده کرد؟

تحلیل بنگاه که برنامه ریزی سیستم های بازرگانی نیز نامیده می شود بر این دلالت دارد که نیازمندی های اطلاعاتی بنگاه را فقط می توان با نگاه به کل سازمان از نظر واحدهای سازمانی، وظایف، فرآیندها و عناصر داده ای درک کرد. تحلیل بنگاه می تواند به شناسایی موجودیت های کلیدی و مشخصه های داده های سازمان کمک کند. روش اصلی مورد استفاده در رویکرد تحلیل بنگاه شامل گرفتن نمونه بزرگی از مدیران و پرسیدن این پرسش ها از آنان است که چگونه از اطلاعات استفاده می کنند، از کجا اطلاعات خود را بدست می آورند، محیط آنان شبیه چیست، اهداف آنان چیست، چگونه تصمیم گیری می کنند و نیازهای داده ای آنان چیست.

4- هر یک از چهار نوع تغییر سازمانی را شرح دهید که می تواند به وسیله فناوری اطلاعات رواج یابد؟

1. ماشینی کردن

متداول ترین شکل تغییر سازمانی القاء شده توسط فن آوری اطلاعات شامل ماشینی کردن است. نخسیت کاربردهای فنآوری اطلاعات مشتمل برکمک به کارکنان در اجرای تکالیفشان به گونه ای کارامد و اثربخش است.

2. بهینه سازی

شامل کارآمد ساختن رویه های عملیاتی استاندارد و حذف گلوگاه های آشکار به نوعی است که ماشینی کردن می تواند رویه های عملیاتی را کارآمدتر سازد، بهینه سازی رویه ها شکل ژرفتری از تغییر سازمانی است.

3. مهندسی مجدد

نوع قدرتمندتر تغیر سازمانی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار است، که در آن فرآیندهای کسب و کار تحلیل و آسان شده و دوباره طراحی می شوند. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار گردش کارها را دوباره سازماندهی کرده و با ترکیب گام ها تکالیف زائد را حذف کرده و تکالیف تکراری و کاغذ بر را از میان برمیدارد.

4. جابجایی الگوها

جابجایی الگو دربرگیرنده تفکر مجدد درباره ماهیت کسب و کار و ماهیت خود سازمان است.

5- مهندسی مجدد فرایند کسب و کار چیست؟برای موثر ساختن آن چه گام هایی مورد نیاز است؟

در مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، فرآیندهای موجود تحلیل و آسان شده و دوباره طراحی می شوند. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار گردش کارها را دوباره سازماندهی کرده و با ترکیب گام ها تکالیف زائد را حذف کرده و تکالیف تکراری و کاغذ بر را از میان برمیدارد.

برای انجام مهندسی مجدد به صورت اثربخش مدیریت ارشد باید چشم انداز راهبردی گسترده ای را به وجود آورد که خواهان فرآیندهای بهینه شده باشد. همچنین مدیریت باید فرآیندهخای موجود را به عنوان یک معیار درک و اندازه گیری کند.

روش مرسوم طراحی سیستم ها نیازمندی های اطلاعاتی یک وظیفه یا فرآیند کسب و کار را ایجاد کرده و سپس تعیین می کند که فن آوری اطلاعات چگونه می تواند از آن ها پشتیبانی کند.

6- تفاوت میان تحلیل سیستم و طراحی سیستم چیست؟ از چه فعالیت هایی تشکلیل شده اند؟

تحلیل سیستم توضیح میدهد که یک سیستم چه باید بکند تا نیاز های اطلاعاتی را پاسخ گوید و طراحی سیستم نشان می دهد که چگونه سیستم به این هدف خواهد رسید. طراحی یک سیستم اطلاعات طرح کلی و مدل آن سیستم است. طراح سیستم جزئیات و مشخصات سیستمی را شرح می دهد که عملکردهای شناسایی شده در هنگام تحلیل سیستم را ارائه خواهد داد.

7- نیازهای اطلاعاتی چیستند؟چرا تعیین درست آنها دشوار است؟

نیازهای اطلاعاتی یک سیستم جدید مشتمل بر این شناخت است که چه کسی در کجا و چه هنگام و چگونه به چه اطلاعاتی نیاز دارد. تحلیل نیازها اهداف سیستم جدید  یا اصلاح شده را به دقت تعریف کرده و شرح مفصلی از عملکردهایی را بدست میدهد که سیستم جدید باید اجرا کند. تحلیل اشتباه آمیز نیازها علت اصلی شکست سیستم و هزینه های بالای توسعه آن است.

8- چرا مرحله آزمایش تولید سیستم اینقدر مهم است؟سه مرحله آزمایش یک سیستم اطلاعات را نام برده و شرح دهید.

برای حصول اطمینان از این که سیستم نتایج درست را تولید میکند باید آزمایش فرآگیر و کامل بر روی آن انجام شود. آزمایش به این سوال پاسخ می دهد که آیا این سیستم نتایج خواسته شده را تحت شرایط شناخته شده بدست میدهد؟ آزمایش یک سیستم اطلاعاتی را میتوان به سه نوع فعالیت تفکیک کرد: آزمایش واحد، آزمایش سیستم و آزمایش پذیرش.

آزمایش واحد یا آزمایش برنامه مشتمل بر آزمایش هر برنامه از سیستم بطور جداگانه است. آزمایش سیستم به آزمودن طرز کار سیستم اطلاعاتی به عنوان یک کل می پردازد. در این آزمایش تلاش بر آن است که تعیین شود آیا تکه های پراکنده همانطور که برنامه ریزی شده با هم کار خواهند کرد. آزمایش پذیرش تصدیق نهایی آماده بودن سیستم برای استفاده از آن در یک تنظیم تولید است.

9- برنامه نویسی، تبدیل، تولید و نگهداری چه نقشی در توسعه سیستم بازی می کنند؟

در مرحله برنامه نویسی مشخصات سیستم که در زمان مرحله طراحی تهیه شده بود به کد برنامه نرم افزاری تبدیل می شود. بر اساس اسناد طراحی تفصیلی برای فایل ها، قواعد تراکنش و گزارش و دیگر جزئیات طراحی، مشخصات هر برنامه در سیستم تهیه می شود. فرآیند تغییر از سیستم قدیم به سیستم جدید را تبدیل می نامند. چها راهبرد اصلی برای تبدیل عبارت اند از راهبرد موازی، راهبرد گذار مستقیم، راهبرد مطالعات نمونه آزمایشی و راهبرد رویکرد گام به گام. پس از آن که سیستم جدید نصب و تبدیل کامل شد، می گویند در حالت تولید است. طی آین مرحله کاربران و متخصصان سیستم هر دو سیستم را مرور خواهند کرد تا تعیین کنند که به چه میزان به اهداف اصلی اش رسیده و تصمیم بگیرند که آیا هیچ بازبینی  یا اصلاحی در پیش است یا نه. تغییر در سخت افزار، نرم افزار، مستندسازی یا رویه های یک سیستم تولید برای تصحیح خطاها، پاسخ گویی به نیازهای تازه ، یا بهبود کارامدی پردازش سیستم را نگهداری می نامند.

10- چرخه زیست سیستم های سنتی چیست؟ هر یک از گام های آن و مزایا و زیان های آن برای ساخت سیستم را شرح دهید.

چرخه زیست سیستم قدیمی ترین روش ساخت سیستم های اطلاعاتی است و هنوز هم امروزه برای پروژه های سیستمی پیچیده متوسط یا بزرگ استفاده می شود. چرخه زیست یک سیستم اطلاعات دارای شش مرحله است:

1) تعریف پروژه:

این مرحله تعیین میکند که آیا سازمان مشکل دارد و دیگر این که آیا آن مشکل را میتوان با ساخت یک سیستم اطلاعات جدید حل کرد یا به وسیله اصلاح یک سیستم موجود؟

2) مطالعه سیستم :

مشکلات سیستم های کنونی را به تفصیل تحلیل کرده، اهدافی را که قرار است با حل این مشکلات به آن ها دست یافته شود شناسایی کرده و راه حل های جایگزین را شرح میدهد.

3) طراحی:

این مرحله مشخصات طراحی را برای راه حل برگزیده تولید میکند.

4) برنامه نویسی:

در این مرحله مشخصات طراحی تولید شده، به کد برنامه نرم افزاری تبدیل می شود.

5) نصب:

متشکل از گام های پایانی برای عملیاتی کردن سیستم جدید یا سیستم اصلاح شده است

6) ارزیابی پس از پیاده سازی:

شامل استفاده از سیستم و ارزیابی آن پس از نصب و در وضعیت تولید است.

چرخه زیست سیستم هنوز برای ساخت سیستم های پیچیده بزرگی مفید است که نیازمند یک تحلیل نیاز فراگیر و رسمی، مشخصات از پیش تعریف شده و کنترل  ها دقیق بر فرآیند ساخت سیستم هستند. با این وجود، رویکرد چرخه زیست سیستم پرهزینه، زمان بر و انعطاف ناپذیر است. اگر قرار باشد در نیازها و مشخصات تجدید نظر صورت گیرد، حجم زیادی از اسنادباید تولید شده و گام ها تکرار شود. به دلیل زمان و هزینه تکرار توالی فعالیت های چرخه زیست، این روش ثابت نگه داشتن مشخصات در اوایل فرآیند تولید را تشویق کرده، از تغییر جلوگیری می کند. رویکرد چرخه محیط زیست همچنین برای تعداد زیادی از سیستم های کوچک رومیزی، که کمتر تمایل به ساخت یافتگی داشته و بیشتر انفرادی هستند، مناسب نیست.

11- منظور از ساخت نمونه اولیه سیستم های اطلاعات چیست؟ مزایا و محدودیت های آن کدامند؟گام های فرایند ساخت نمونه اولیه را نام برده و شرح دهید.

ساخت نمونه اولیه شامل ساختن یک سیستم آزمایشی به سرعت و با قیمت ارزان  برای کاربران نهایی است تا آن را ارزیابی کنند. کاربران در تعامل با نمونه اولیه میتوانند ایده بهتری از نیازهای اطلاعاتی خود به دست آورند. نمونه اولیه ای را که کاربران تایید کرده باشند می توان به عنوان قالب سیستم نهایی استفاده کرد بیشترین فایده روش ساخت نمونه اولیه در جایی است که در مورد نیازها یا راه حل های طراحی یقین وجود ندارد. ساخت نمونه اولیه به ویژه در طراحی واسط کاربر نهایی یک سیستم اطلاعات مفید است( کاربر نهایی بخشی از سیستم است که کاربران نهایی با آن در تعامل اند مانند نمایش آن لاین و یا گزارش ها و یا صفحات وب) از جمله معیب ساخت نمونه اولیه این است که اگر این نمونه به اندازه کافی خوب کار کند ممکن است مدیریت عقیده نداشته باشد که نیازی به برنامه نویسی ، تجدید طراحی و . . .  برای ایجاد یک سیستم تولیدی اصلاح شده انجام دهد. همچنین ممکن است برخی از این سیستم هایی که با عجله ساخته شده اند نتوانند با مقدار زیادی از داده ها یا شمار زیادی از کاربران در یک محیط تولیدی سازگاری پیدا کنند. همچنین نمونه اولیه می تواند در صورت لزوم جلب رضایت شکار زیادی از کاربران نهایی فرآیند سیستم را کند سازد.

چهار مرحله ساخت نمونه اولیه عبارت است از:

1. شناسایی نیازهای اساسی کاربر:

طراح سیستم با کاربر آن قدر کار میکند تا نیازهای اطلاعاتی او را به چنگ آورد.

2. تولید یک نمونه اولیه آغازی:

طراح سیستم با استفاده از نرم افزار نسل چهارم، ابزارهای چندرسانه ای دو سویه یا ابزارهای مهندسی نرم افزار به کمک یارانه به سرعت یک نمونه اولیه کاری را درست می کند.

3. استفاده از نمونه اولیه:

 کاربر تشویق میشود که با سیستم کار کند تاتعیین کند که نمونه اولیه تا چه اندازه به نیازهایش پاسخ میدهد و برای بهبود نمونه اولیه پیشنهاداتی را ارائه دهد.

4. بازبینی و تقویت نمونه اولیه:

سازنده سیستم به همه تغییرات مورد نظر کاربر توجه کرده و بر اساس آن نمونه اولیه را اصلاح می کند و پس از تجدید نظر در آن ای چرخه به مرحله سه باز میگردد. مراحل سه و چهار آن قدر تکرار می گردند تا کاربر راضی شود.

12-  بسته نرم افزار کاربردی چیست؟ مزایا و زیان های توسعه سیستم های اطلاعات بر پایه بسته های نرم افزاری چیست؟

سیستم های اطلاعات را می توان با استفاده از نرم افزارهای بسته های نرم افزاری کاربردی ساخت از جمله بسته نرم افزاری کاربردی حقوق و دستمزد. اگر یک بسته نرم افزاری بتواند بیشتر نیازهای یک سازمان را برطرف سازد، آن سازمان نباید بسته نرم افزاری مخصوص به خودش را بنویسد که باعث هدر رفتن زمان و هزینه می شود. اگر یک سازمان نیازهای منحصر به فردی دارد که در بسته های نرم افزاری نیست، بسته ها زیاد دیگری هستند که قابلیت بومی سازی را دارند. ویژگی های بومی سازی به یک بسته نرم افزاری امکان میدهد که اصلاح شود و بدون آن که یکپارچگی نرم افزار از بین برود نیازهای منحصر به فرد سازمان را تامین کند.

13- منظور از توسعه توسط کاربر نهایی چیست؟مزایا و زیان های آن کدامند؟برخی از سیاست ها و روندهای اداره کردن توسعه توسط کاربر نهایی را نام ببرید.

برخی از انواع سیستم های اطلاعات می توانند به وسیله کاربر نهایی با کمکی ناچیز یا بدون کمک رسمی از سوی کارشناسان فنی تولید شوند. این پدیده را توسعه توسط کاربر نهایی می نامند.اگر به کاربران اجازه داده شود که نیازهای کاری خود را تعریف کنند و گرد اوری نیازمندیها به خوبی پیش رفته و اغلب منجر به سطح بالاتری از درگیری کاربر با سیستم و رضایت و می شود.البته انجام کارهای رایانه ای توسط کاربر نهایی ریسک های سازمانی هم در بر دارد. زیرا در حیطه بیرون از راهکارهای سنتی مدیریت و کنترل سیستم های اطلاعات روی می دهد. وقتی سیستم ها به سرعت و بدون استفاده از روش سنتی تولید ایجاد می شوند ممکن است آزمایش و مستند سازی آنها ناکافی باشد. درسیستم های بیرون از بخش سنتی مربوط به سیستم های اطلاعات ممکن است کنترل بر داده ها از دست برود.همچنین وقتی کاربران نرم افزار های کاربردی و فایل های خودشان را ایجاد کنند تعیین محل استقرار داده ها و حصول اطمینان از اینکه که در کل سازمان یک جور مجموعه اطلاعات به درستی به کار گرفته می شود به گونه ای فزاینده دشوار می شود.برای کمک به سازمان ها به منظور بیشینه کردن مزایای توسعه نرم افزار توسط کاربر نهایی مدیریت باید با درخواست توجیه هزینه های پروزه های تولید سیستم های اطلاعات توسط کاربر نهایی و با استقرار سخت افزار و نرم افزار و استانداردهای کیفیت برای نرم افزارهای کاربردی تولید شده توسط کاربر بر کار توسعه این گونه نرم افزارها تئسط کاربر نهایی نظارت کند . همچنین سازمان ها می توانند از مراکز اطلاعات استفاده کرده تا استانداردهایی برای سخت افزار و نرم افزار معرفی کنند به طوری که کاربران نهایی نتوانند فناوریهای مختلف و ناهمخوان را در سازمان معرفی کنند . نقش مراکز اطلاعات خوب است اما سازمانها هنوزنیاز دارند تا از نزدیک بر توسعه نرم افزار توسط کاربر نهایی نظارت کرده و آن را اداره کنند    

14- منبع یابی بیرون از سازمان چیست؟ تحت چه شرایطی باید از آن برای ساخت سیستم های لطلاعات استفاده کرد؟

اگر بنگاهی نخواهد از منابع داخلی خود برای ساختن یا راهبری سیستم های اطلاعات استفاده کند می تواند یک سازمان بیرونی را که در تامین این خدمات تخصص دارند برای انجام کار خود به کار بگیرد . فرایند واگذاری عملیات رایانه ای یک سازمان ، شبکه های مخابراتی یا تولید نرم افزارهای کاربردی به فروشندگان بیرونی را منبع یابی بیرون از سازمان مینامند. هنگامی که نگهداری مرکز یارانه یا کارکنان سیستم های اطلاعات دارای هزینه زیادی باشد منبع یابی بیرون از سازمان با صرفه است

15- تفاوت میان توسعه نرم افزار شی گرا و توسعه سنتی نرم افزار چیست؟ مزایای استفاده از توسعه نرم افزار شی گرا در ساخت سیستم ها کدام اند؟

برنامه نویسی شی گرا داده ها و روندهای خاصی را که روی آن داده ها عمل می کند در یک شی ترکیب میکند. برنامه نویسی شی گرا بخشی از رویکرد بزرگتر به توسعه سیستم ها به نام توسعه نرم افزار به روش شی گراست.توسعه نرم افزار شی گرا از این جهت با رویکرد سنتی ساخت سیستم متفاوت است که توجیه خود را از مدل سازی جداگانه فرآیندها و داده های بازرگانی به ترکیب کردن داده ها و روندها در اشیای یکنواخت منتقل کرده است. سیستم به عنوان مجموعه ای از رده ها و اشیا نگریسته شده و در بر گیرنده مناسبات میان آن هاست.اشیا به صورت بلوک های سازنده برای سیستم های کاربردی آینده تعریف و مستندسازی شده و ذخیره می شوند. در حالی که مدل های شی گرای سیستم ها الزاما سودمندتر از مدل های فرآیندگرای سیستم ها نیستند، سازمان ها به طور فزاینده ای در حال روی آوردن به توسعه نرم افزار شی گرا هستند به امید آن که سیستم هایی بسازند که انعطاف پذیرتراند و نگهداری آن ها آسان تر است. اشیا قابل استفاده دوباره اند، از این رو انتظار می رود که تولید نرم افزار شی گرا زمان و هزینه نوشتن نرم افزار را کاهش دهد.تولید شی گرا برای ایجاد سیستم های کاربردی تحت وب بسیار سودمند است.

16- توسعه سریع سیستم کاربردی (RAD) چیست؟ چگونه می تواند به سیستم سازان کمک کند؟

ابزارهای نرم افزاری شی گرا، نرم افزار قابل استفاده مجدد، ساخت نمونه اولیه و ابزارهای نسل چهارم در حال کمک به سیستم سازان هستند تا سیستم های کاری را بسیار سریع تر از زمانی درست کنند که با استفاده از ابزارهای نرم افزاری و روش های سیستم سازی سنتی می توانستند انجام دهند. واژه توسعه سریع سیستم کاربردی  برای توسعه همین فرآیند ایجاد سیستم های قابل کار در یک دوره زمانی بسیار کوتاه به کار می رود. میتواند شامل استفاده از برنامه نویسی بصری و ابزارهای دیگر برای ساخت واسط های کاربری گرافیکی، ساخت نمونه اولیه تکراری عناصر کلیدی سیستم، خودکارسازی تولید کد برنامه ها و کارگروهی نزدیک در میان کاربران نهایی و کارشناسان سیستم های اطلاعات بشود. سیستم های ساده را اغلب می توان با استفاده از اجزای پیش ساخته مونتاژ کرد.

واژه های کلیدی